Chứng Từ BHXH Điện Tử

Hãy cùng ATS Conssulting tìm hiểu những quy định về chứng từ BHXH điện tử trong nội dung sau đây. Còn chần chờ gì nửa, hãy theo dõi ngay nhé!

Với kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày càng phát triển, ngày nay trong lĩnh vực BHXH bạn có thể kê khai, thực hiện các giao dịch online và có cả chứng từ điện tử. Vậy chứng từ BHXH điện tử là gì? Hãy cùng ATS Consulting tìm hiểu chi tiết trong nội dung được chia sẻ dưới đây. Theo dõi ngay nhé!

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử là gì?

Theo Khoản 3 Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP về các giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT và BHTN do Chính phủ ban hành thì chứng từ BHXH điện tử là thông tin giao dịch giữa tổ chức, cá nhân, cơ quan sử dụng giao dịch điện tử và tổ chức cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH.

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 7 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, chứng từ trong giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản bằng giấy, chứng từ, hồ sơ.

Phân loại chứng từ giao dịch điện tử BHXH

Khoản 1 Điều 3 Quyết định 838/QĐ-BHXH có quy định các loại chứng từ giao dịch điện tử bảo hiệm xã hội như sau:

• Hồ sơ BHXH điện tử: 
  • Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; 
  • Hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; 
  • Hồ sơ giám định, thanh toán chi phí KCB BHYT đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương thức điện tử.
• Chứng từ kế toán điện tử:
  • Đảm bảo đúng cấu trúc, định dạng theo quy định của BHXH Việt Nam;
  • Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực nhưng bị hủy phải có ký hiệu riêng để phân biệt, thể hiện lý do, nguyên nhân hủy và được lưu trữ riêng bằng phương thức điện tử;
  • Đảm bảo tính bảo mật, an toàn, đầy đủ, không bị sai lệch, thay đổi trong suốt thời hạn lưu trữ điện tử;
  • Được phép in ra giấy và tra cứu khi có yêu cầu.
  • Thời hạn lưu trữ theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.
• Các thông báo, văn bản khác thực hiện giao dịch BHXH bằng phương thực điện tử.

*Lưu ý:

• Việc thay đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử và ngược lại được áp dụng theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 9 Nghị định số 166/2016/NĐ-CP;
• Trường hợp chứng từ giấy không thay đổi sang chứng từ điện tử được thì phải gửi chứng từ giấy về cơ quan BHXH và kê khai trên phần mềm kê khai.

Điều kiện để thực hiện chứng từ BHXH điện tử

Điều 9 Nghị định 166/2016/NĐ-CP có quy định cụ thể về điều kiện thực hiện chứng từ điện tử BHXH như sau:

• Có đầy đủ chữ ký số của người có trách nhiệm, thẩm quyền. Trường hợp chỉ có chữ ký thì hệ thống phải có khả năng nhận biết và xác nhận thông tin đã xử lý của người có trong quá trình luân chuyển chứng từ BHXH điện tử đến người ký cuối cùng.
• Trường hợp chứng từ điện tử có các chứng từ giấy kèm theo thì cá nhân, tổ chức, cơ quan tham gia giao dịch phải thay đổi sang dạng điện tử và đáp ứng các yêu cầu sau:
  • Thể hiện đầy đủ nội dung chứng từ giấy;
  • Có chữ ký và họ tên người thực hiện thay đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được thay đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.
• Trường hợp thay đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy phải đáp ứng:
  • Thể hiện đầy đủ nội dung chứng từ điện tử;
  • Người thực hiện thay đổi phải ký và ghi rõ họ và tên trên chứng từ giấy, với chứng từ có quy định đóng dấu thì phải đóng thêm dấu;
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được thay đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.

Quy định về việc lưu trữ chứng từ BHXH điện tử

Quy định lưu trữ chứng từ điện tử như sau:

Nhận hồ sơ, đối chiếu, kiểm tra thông tin

Đối với tổ chức:

• Hệ thống tự động kiểm tra mã cơ quan BHXH, mã đơn vị, mã số thuế đã đăng ký;
• Hệ thống tự động kiểm tra thông tin chứng thư trên chữ ký điện tử sau khi tiếp nhận hồ sơ điện tử, bao gồm:
  • Nhà cung cấp chứng thư số phải thuộc danh sách nhà cung cấp được cơ quan có thẩm quyền cấp phép;
  • Kiểm tra hạn và so sánh chứng thư số với những thông tin đã đăng ký;
  • Chứng thư số của tổ chức không nằm trong danh sách các chứng thư số không hợp lệ do nhà cung cấp thông báo;
  • Kiểm tra chứng thư số của các tổ chức I-VAN.

Đối với cá nhân:

• Hệ thống tự động kiểm tra mã cơ quan BHXH, mã số BHXH, số điện thoại di động và địa chỉ thư điện tử đã đăng ký;
• Hệ thống tự động kiểm tra mã xác thực giao dịch điện tử BHXH sau khi tiếp nhận hồ sơ BHXH:
  • Mã xác thực phải được gửi đi từ Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam đến số điện thoại hoặc địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan BHXH;
  • Mã xác thực chỉ dùng một lần duy nhất cho mỗi giao dịch và hết hạn trong một thời gian nhất định, nếu hết hạn cần yêu cầu cấp lại mã.
• Hệ thống tự động kiểm tra thông tin tại “Thông báo thay đổi thông tin của cá nhân” với dữ liệu cá nhân được lưu tại hệ thống và cập nhật thông tin: 
  • Số điện thoại cá nhân, số điện thoại người thân nếu cần liên lạc;
  • Giới tính, địa chỉ nơi cư trú ngay sau khi người hưởng trợ cấp, lương hưu của BHXH hằng tháng xác thực vào hệ thống.

Gửi thông tin tiếp nhận hồ sơ BHXH

Khi hồ sơ được gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, hệ thống quản lý sẽ gửi thông báo xác nhận tự động đến thư điện tử của cá nhân, tổ chức đã đăng ký chậm nhất là 15 phút ngay sau khi nhận được hồ.

Lưu trữ chứng từ BHXH điện tử

Hệ thống quản lý sẽ lưu trữ dữ liệu tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, thực hiện sao lưu dự phòng và khôi phục hư hỏng khi hệ thống gặp sự cố.

 

>>> XEM THÊM:

• Cập Nhật Chế Độ Hưu Trí BHXH Mới Nhất Hiện Nay
• 5 Quyền Lợi Khi Tham Gia Bảo Hiểm Xã Hội Bắt Buộc
• Hướng Dẫn Thủ Tục Báo Tăng Giảm Bảo Hiểm Xã Hội 

Vậy là ATS Conssulting đã giới thiệu tất tần tật thông tin liên quan đến chứng từ BHXH điện tử, hy vọng bạn đã nắm rõ và biết cách thực hiện sao cho đúng. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác nhé!