Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống kế toán. Vậy chứng từ kế toán là gì? Làm sao để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của loại giấy tờ này? Hãy cùng ATS Consulting tìm hiểu chi tiết ngay qua bài viết sau.
 

Chứng từ kế toán là một trong những yếu tố cơ bản của kế toán, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan của thông tin kế toán. Vậy chứng từ kế toán là gì và được quy định như thế nào? Hãy cùng ATS Consulting giải đáp thắc mắc qua nội dung được chia sẻ dưới đây nhé!

Khái niệm chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ, tài liệu có giá trị pháp lý, được lập ra khi có phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.

 

Đây là phương tiện ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, trung thực của các thông tin tài chính.
 

Chứng từ kế toán được cấu thành bởi hai yếu tố chính:

• Hệ thống bản chứng từ: là tổng hợp các loại chứng từ kế toán được sử dụng trong doanh nghiệp;
• Kế hoạch luân chuyển chứng từ: là trình tự, cách thức chuyển giao chứng từ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán bao gồm những nội dung gì? 

Chứng từ kế toán bao gồm các nội dung sau:

Yếu tố tạo thành nội dung chứng từ kế toán

Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán là những thông tin bắt buộc phải có trên mọi chứng từ kế toán, bao gồm:

• Tên gọi chứng từ;
• Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ;
• Tên địa chỉ của cá nhân, đơn vị lập và nhận chứng từ;
• Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế;
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính;
• Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ.

Bên cạnh đó, các yếu tố bổ sung của chứng từ kế toán là những nội dung không bắt buộc đối với mọi chứng từ kế toán, tùy thuộc vào từng loại chứng từ và yêu cầu quản lý, ghi sổ kế toán của doanh nghiệp mà có thể có các yếu tố bổ sung khác nhau.

Yếu tố để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được xem là hợp pháp, hợp lệ khi đảm bảo những yêu cầu sau:

• Phản ánh đầy đủ, chính xác, rõ ràng nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ phải được viết rõ ràng, không viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo;
• Phải được lập theo đúng mẫu biểu quy định của pháp luật. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa;
• Đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định.

Lập chứng từ kế toán

Việc lập chứng từ kế toán cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán, cụ thể:

Nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán cần có những thông tin sau đây:

• Tên và địa chỉ của bên lập chứng từ kế toán;
• Tên và địa chỉ của bên nhận chứng từ kế toán;
• Chữ ký và họ tên của người lập, người duyệt chứng từ kế toán và những người liên quan khác.

Tiêu chí đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán

Để hóa đơn có giá trị pháp lý, nội dung hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Thông tin về người mua và người bán: bao gồm họ, tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), tài khoản thanh toán (nếu có);
• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: bao gồm tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng;
• Thông tin về thuế giá trị gia tăng: bao gồm thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có);
• Tổng số tiền thanh toán: bao gồm giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế giá trị gia tăng (nếu có);
• Chữ ký của người bán và người mua hàng: là căn cứ để xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.

Ký chứng từ kế toán

Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc hội khóa 11 quy định về ký chứng từ kế toán như sau:

• Phải có đủ chữ ký của các bên liên quan và được ký bằng bút mực;
• Không được sử dụng mực đỏ hoặc dấu chữ ký sẵn để ký chứng từ kế toán;
• Chữ ký của một người trên chứng từ kế toán phải nhất quán;
• Chữ ký trên chứng từ kế toán chỉ được thực hiện bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền. Không được ký chứng từ kế toán khi chưa hoàn thành nội dung chứng từ thuộc phạm vi trách nhiệm của người ký;
• Chứng từ kế toán chi tiền phải có chữ ký của người có quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được giao quyền ký trước khi thực hiện;
• Chữ ký trên chứng từ kế toán chi tiền phải có trên mọi liên, bao gồm cả liên chính và các liên bản sao.

Phân loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là căn cứ ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán cung cấp. Do đó, việc phân loại chứng từ kế toán là cần thiết để quản lý và sử dụng chứng từ kế toán hiệu quả.

Hệ thống chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán là tập hợp các loại chứng từ kế toán có liên quan với nhau về nội dung, hình thức và phương pháp lập. Hệ thống chứng từ kế toán được phân loại theo các tiêu chí sau:

• Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc:

Chứng từ kế toán bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế, tài chính mang tính chất phổ biến, thường xuyên giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ. Chứng từ kế toán bắt buộc do nhà nước quy định về mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập, áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế.

• Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:

Chứng từ này chủ yếu dùng cho nội bộ đơn vị. Nhà nước quy định các chỉ tiêu tiêu biểu để các đơn vị áp dụng cho các trường hợp cụ thể phù hợp. Các đơn vị có thể điều chỉnh một số chỉ tiêu cụ thể, phù hợp với nội dung và yêu cầu báo cáo nhưng phải bảo đảm những yếu tố chính của chứng từ và có sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính.

Phân loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được phân loại theo các tiêu chí sau:

Theo công dụng

• Chứng từ mệnh lệnh: lệnh chi tiền, lệnh điều động vật tư..;
• Chứng từ chấp hành: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho..;
• Chứng từ thủ tục: được lập trên cơ sở chứng từ gốc để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cùng loại từ ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ,..;
• Chứng từ liên hợp: lệnh kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho…

Theo địa điểm lập

• Chứng từ bên trong: phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác..;
• Chứng từ bên ngoài: hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài…

Theo trình tự lập

• Chứng từ ban đầu: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi..;
• Chứng từ tổng hợp: bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê…

Theo số lần ghi chép

• Chứng từ một lần;
• Chứng từ nhiều lần.

Theo tính cấp bách 

• Chứng từ thông thường;
• Chứng từ báo động: sử dụng vật tư quá định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời…

Theo nội dung nghiệp vụ kinh tế

• Chỉ tiêu nhân lực và tiền lương;
• Chỉ tiêu tồn kho vật tư;
• Chỉ tiêu doanh thu bán hàng;
• Chỉ tiêu tiền mặt;
• Chỉ tiêu tài sản cố định.

Theo phương tiện thể hiện và lưu trữ thông tin của chứng từ

• Chứng từ dạng giấy tờ;
• Chứng từ điện tử.

Các loại chứng từ hiện nay

Các loại chứng từ phổ biến hiện nay bao gồm:

Chứng từ hàng hóa

Chứng từ hàng hóa là cơ sở để kiểm tra, xác định giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hóa:

• Hoá đơn tạm tính;
• Hoá đơn chính thức (Final Invoice);
• Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice); 
• Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice); 
• Hoá đơn trung lập (Neutral invoice);
• Hoá đơn xác nhận (Certified invoice);
• Hoá đơn hải quan (Customs Invoice). 

Chứng từ vận tải

Chứng từ vận tải là một loại chứng từ thương mại, do người vận tải hoặc đại lý của họ cấp cho người gửi hàng, ghi nhận việc nhận hàng hóa để vận chuyển. 

• Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill);
• Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt);
• Phiếu gửi hàng (Shipping note);
• Bản lược khai hàng (Manifest);
• Sơ đồ xếp hàng (Stowage plan – Cargo plan);
• Bản kê sự kiện (Statement of facts);
• Bản tính thưởng phạt bốc dỡ (Time – sheet);
• Biên bản kết toán nhận hàng ( Report on Receipt of Cargies – ROROC);
• Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR);
• Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded cargo – CSC);
• Vận đơn đường sắt (Waybill, bill of freight, railroad bill of lading).

Chứng từ điện tử

Chữ ký điện tử là một dạng chữ ký được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Chữ ký điện tử có thể được sử dụng để xác định người chủ của một dữ liệu nào đó, chẳng hạn như văn bản, ảnh, video,... và xác nhận rằng dữ liệu đó không bị thay đổi.

>>> XEM THÊM:

• Hóa đơn giá trị gia tăng là gì? Các quy định cần biết
• Điều kiện thành lập công ty, doanh nghiệp [MỚI NHẤT]
• Hóa đơn điện tử là gì? Những quy định nên biết

Hy vọng qua những thông tin mà ATS Consulting vừa chia sẻ đã giúp bạn giải đáp thắc mắc chứng từ kế toán là gì cũng như các loại chứng từ phổ biến hiện nay. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất. Đừng quên chia sẻ nếu cảm thấy bài viết hữu ích nhé!