Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được lập, lập, xử lý và lưu trữ trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Có những đặc điểm nào? Hãy cùng ATS Consulting tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé!

Hóa đơn là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, được sử dụng để ghi nhận việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Trong thời đại công nghệ số, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Cách sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy cùng ATS Consulting giải đáp thắc mắc trong nội dung sau.

Giới thiệu chung về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, được sử dụng trong các giao dịch thương mại.

Hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử được định nghĩa tại Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính như sau:
 

“ Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.

Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại như sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu của thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật.

Sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện

Dưới đây là bảng so sánh điểm khác biệt của hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử:
 

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất

Dưới đây là một số quy định sử dụng hóa đơn điện tử mà các tổ chức, cá nhân cần nắm:

Hóa đơn điện tử được áp dụng bắt buộc từ 01/07/2022

Ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Điều 59 của Nghị định này quy định rõ:
 

“Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
 

Ngoài ra, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/6/2022.

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Số hóa đơn được cấp theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian để đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng tra cứu, kiểm tra. Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất để đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin trên hóa đơn.
 

Bên cạnh đó, hóa đơn giấy được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không được coi là hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi đồng thời đảm bảo được các điều kiện này:

• Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin từ khi lập đến khi lưu trữ và sử dụng;
• Trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử, thông tin chỉ được thay đổi về hình thức, còn phải giữ nguyên nội dung;
• Người sử dụng có thể truy cập và sử dụng thông tin trên hóa đơn điện tử dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Yêu cầu đối với hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Trên hóa đơn điện tử phải có các thông tin sau: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn. Thông tin này được thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ;
• Người bán phải ký chữ ký số điện tử trên hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử phải có ngày, tháng năm lập và gửi. Người mua là đơn vị kế toán phải ký chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử;
• Hóa đơn phải dùng tiếng Việt để ghi các thông tin. Nếu cần thêm ngôn ngữ khác, thì phải để trong ngoặc ( ) bên cạnh hoặc dưới dòng tiếng Việt, và phải nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số trên hóa đơn chỉ dùng các số từ 0 đến 9; dùng dấu chấm (.) để phân cách các hàng nghìn, triệu, tỷ, …; dùng dấu phẩy (,) để phân cách phần thập phân nếu có.

Yêu cầu đối với tổ chức khởi tạo HĐĐT

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC1, người bán muốn sử dụng hóa đơn điện tử phải thỏa mãn các yêu cầu sau:

• Là tổ chức kinh doanh có điều kiện và đang làm thủ tục khai thuế qua mạng với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh doanh có áp dụng giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng;
• Có nơi làm việc, các thiết bị và mạng truyền thông đảm bảo khả năng quản lý, xử lý, sử dụng, lưu giữ và phục hồi dữ liệu của hóa đơn điện tử;
• Đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực phù hợp với yêu cầu để khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký số điện tử theo quy định pháp luật;
• Các phần mềm bán hàng, quản lý khách hàng và kế toán được kết nối với nhau để dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn;
• Có các bước lưu giữ, khôi phục và bảo quản dữ liệu đảm bảo chất lượng tối thiểu bao gồm:

• Hệ thống bảo quản dữ liệu phải tuân thủ các tiêu chuẩn về hệ thống bảo quản dữ liệu;
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống bị lỗi, đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT vào các thiết bị lưu trữ hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần thực hiện các thủ tục sau để có thể khởi tạo hóa đơn điện tử:

• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử;
• Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC;
• Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Khởi tạo hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, dịch vụ có thể lựa chọn một trong hai cách sau để lập hóa đơn điện tử:

• Tự lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử;
• Thuê dịch vụ lập hóa đơn điện tử của đơn vị trung gian.

Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử đến người mua hàng, dịch vụ

Người bán có thể tự gửi hóa đơn điện tử cho người mua hoặc thuê dịch vụ gửi hóa đơn điện tử của đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

• Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ:

Hóa đơn điện tử này chỉ được phép hủy khi có sự đồng ý của cả người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ cho việc tra cứu sau này.
 

• Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi hóa đơn, giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua. Người bán và người mua đã thực hiện kê khai thuế sau đó mới phát hiện sai sót thì:

Người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ thông tin bị sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót để ghi nhận thông tin chính xác. Cuối cùng, cả hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi sang hóa đơn giấy như sau:
 

“1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
 

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
 

3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”
 

>>> XEM THÊM:

• Các bước thành lập công ty du lịch lữ hành
• Điều kiện thành lập công ty, doanh nghiệp [MỚI NHẤT]
• Hồ sơ thủ tục thành lập công ty xây dựng gồm những gì?

Qua những thông tin mà ATS Consulting vừa chia sẻ hy vọng đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc hóa đơn điện tử là gì cùng cách sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn thêm về các loại hóa đơn thì đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 0906286627 - 0935554595 để được hỗ trợ tốt nhất nhé!