Các loại hóa đơn

Hoá đơn là một loại giấy tờ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, dịch vụ mua bán, là cơ sở để tính thuế và là căn cứ để thanh toán. Vậy hóa đơn là gì và có các loại hóa đơn nào? Hãy cùng ATS Consulting tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
 

Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn là một chứng từ quan trọng, được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Có nhiều loại hóa đơn khác nhau, mỗi loại hóa đơn lại có những đặc điểm và mục đích sử dụng riêng. Hôm nay ATS Consulting sẽ giới thiệu với bạn các loại hóa đơn hiện hành tại Việt Nam qua nội dung dưới đây, cùng tham khảo nhé!

Hoá đơn là gì?

Hóa đơn là một tài liệu yêu cầu thanh toán cho các mặt hàng đã mua, trong đó liệt kê số lượng và đơn giá của từng mặt hàng. Hóa đơn được phát hành bởi bên bán. 
 

Sau khi bên mua đã thực hiện thanh toán, bên bán sẽ xác nhận trên hóa đơn, ví dụ như ký tên, đóng dấu xác nhận hoặc ghi chú đã nhận tiền. Khi đó, hóa đơn mang cả tác dụng của một biên lai hoặc giấy biên nhận, chứng minh rằng giao dịch đã được thanh toán.

Cách nhận biết hoá đơn hợp lệ

Một hóa đơn được cho là đúng với quy định của pháp luật thì phải có đầy đủ các thông tin sau:

• Các thông tin bắt buộc của nhà cung cấp gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, những thông tin này phải chính xác và phải trùng khớp với thông tin ghi trên giấy phép kinh doanh;
• Các thông tin bắt buộc của khách hàng gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, những thông tin này phải chính xác và phải trùng khớp với thông tin ghi trên giấy phép kinh doanh;
• Thời gian xuất hóa đơn: 
• Thông thường: Khi hoàn tất giao dịch và bên mua thanh toán;
• Trường hợp có hợp đồng: Theo quy định trong hợp đồng; 
• Thông tin in sẵn trên hóa đơn bao gồm mã số, ký hiệu, số hóa đơn, đơn vị in hóa đơn;
• Thông tin chi tiết trên hóa đơn, gồm tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, số tiền bằng số và bằng chữ;
• Mộc dấu: 
• Nhân viên bán hàng: Ký tên và đóng dấu treo;
• Đại diện pháp luật: Ký tên, đóng dấu và đóng dấu trùm lên một phần chữ ký.

Các loại hoá đơn thông dụng hiện nay

Hiện nay có các loại hoá đơn thông dụng như sau: 

Hoá đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng, còn gọi là hoá đơn VAT, được dùng để ghi nhận hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế giá trị gia tăng.

Khoản 1 điều 2 Thông tư 39/2014/TT- BTC định nghĩa như sau:

“Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn VAT, hóa đơn đỏ) là hóa đơn chính thức do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động kinh doanh, dịch vụ mua bán, vận tải nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài”.

Hoá đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ do người bán tạo ra để ghi nhận quá trình bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Hóa đơn bán hàng được sử dụng để khai báo và tính thuế theo phương pháp trực tiếp.

Theo  điểm b khoản 2 điều 2 Thông tư 39/2014/TT-BCT:

“Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
 

Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”

Hoá đơn đặc thù ngành nghề

Đây là là loại hóa đơn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, dịch vụ đặc thù của một số ngành nghề nhất định. 

Điểm c, d khoản 2 điều 2 Thông tư 39/2014/TT- BCT đề cập:

“Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.”

Hình thức hoá đơn phổ biến

Hoá đơn tồn tại dưới ba hình thức phổ biến, bao gồm:

• Hoá đơn tự in: Là hóa đơn do tổ chức kinh doanh tự lập ra bằng các thiết bị điện tử, máy móc có chức năng in hóa đơn, để ghi nhận việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
• Hoá đơn đặt in: Là hoá đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu, hoặc do cơ quan thuế ban hành cho các cơ sở kinh doanh;
• Hoá đơn điện tử: Là hóa đơn được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy.

Điều kiện sử dụng hoá đơn

Theo quy định của pháp luật hiện hành, điều kiện sử dụng hóa đơn bao gồm:

Đối với hoá đơn tự in

• Tối thiểu 15 tỷ vốn điều lệ;
• Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/06/2018, vốn điều lệ dưới 15 tỷ vẫn được sử dụng hóa đơn tự in, nếu mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị, nhà xưởng, phương tiện,… có trị giá trên 1 tỷ và có hóa đơn kèm theo.

Đối với hoá đơn đặt in

• Có biển hiệu công ty được treo tại địa chỉ trụ sở chính;
• Có văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính hợp pháp, chẳng hạn như hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
• Có giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký mẫu dấu và dấu tròn hợp lệ;
• Có các trang thiết bị, tài sản, hồ sơ, sổ sách,... chứng minh công ty đang hoạt động;
• Có hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ với khách hàng, chứng tỏ công ty đã thực hiện hoạt động kinh doanh và có nhu cầu xuất hóa đơn.

Sau khi cơ quan thuế xác minh trụ sở chính của doanh nghiệp là hợp pháp và doanh nghiệp đang hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế sẽ lập biên bản kiểm tra trụ sở hoặc cung cấp xác nhận đã kiểm tra trụ sở. Khi có biên bản kiểm tra trụ sở hoặc xác nhận đã kiểm tra trụ sở, doanh nghiệp được phép đặt in hóa đơn.

Đối với hoá đơn điện tử

Để được sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế đang thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
• Có hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Sau khi đáp ứng các điều kiện trên, doanh nghiệp thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử gửi Tổng cục Thuế. Nếu được Tổng cục Thuế chấp nhận, doanh nghiệp sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử.

Một số lưu ý khi sử dụng hoá đơn

Việc sử dụng hóa đơn cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan, cụ thể: 

• Hóa đơn phải được in toàn bộ trên một mặt giấy;
• Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm, không được xuất lùi ngày. Trường hợp xuất sai ngày thì phải thu hồi và xuất thay thế hóa đơn đã giao cho khách hàng;
• Hóa đơn xuất sai tên đơn vị, sai mã số thuế thì phải thu hồi và xuất hóa đơn thay thế, nếu sai những thông tin khác thì bên mua và bên bán thống nhất làm biên bản điều chỉnh hóa đơn;
• Hóa đơn muốn được kê khai khấu trừ thuế và chi phí hợp lý thì phải được cơ quan thuế chấp nhận thông báo phát hành hóa đơn;
• Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn tại website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn;
• Tra cứu thông tin khách hàng hay nhà cung cấp tại website https://dichvuthongtin.dkkd.gov.vn hoặc http://tracuunnt.gdt.gov.vn.

Ngoài ra, người mua có trách nhiệm kiểm tra hóa đơn trước khi nhận hàng hóa, dịch vụ. Trường hợp hóa đơn không đúng quy định thì người mua có quyền từ chối nhận hàng hóa, dịch vụ và yêu cầu người bán lập hóa đơn đúng quy định.

>>> XEM THÊM:

• Thuế là gì? Đặc trưng cơ bản và phân loại thuế
• Thuế Xuất Nhập Khẩu Là Gì? [Giải Đáp Thắc Mắc]
• Thuế tiêu thụ đặc biệt là gì? Đối tượng chịu thuế

Qua những thông tin mà ATS Consulting vừa chia sẻ, hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các loại hóa đơn hiện hành hiện nay. Nếu cảm thấy nội dung hữu ích, đừng quên chia sẻ với bạn bè và người thân nhé! Theo dõi chúng tôi để cập nhật thông tin bổ ích mỗi ngày.